Resensi Buku Manajemen Kesekretariatan

Resensi Buku “Manajemen Kesekretariatan”

Identitas:

Judul Karangan:
Manajemen Kesekretariatan

Pengarang/penulis:
Susatyo Herlambang dan Bambang Haru Marwoto

Penerbit:
Gosyen Publishing

Kota Penerbit:
Yogyakarta

Tahun terbit:
2014

Tebal Buku:
131 Halaman

Harga Buku:
Rp 38.500,-

Distributor:
Pustaka Buku

Sinopsis:

Bagian 1 “Konsep Manajemen Kesekretariatan"

Pada bagian 1 buku ini menjelaskan tentang Manajemen Kesekretariatan. Pengertian manajemen secara umum adalah proses yang khas yang terdiri dari tindakan planning, organizing, actuating, dan controlling yang penggunaannya secara ilmu dan seni untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sekretaris secara umum adalah seseorang yang dapat dipercaya oleh pimpinan, yang membantu mmperlancar pekerjaan, yang membantu pimpinan dalam membina tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan dan pihak lain. Tugas sekretaris dalam kegiatan manajemen terbagi menjadi 4 (empat) yaitu: Tugas rutin, tugas instruksi, tugas kreatif, tugas koordinatif.

Bagian 2 “Kepribadian Sekretaris”

Pada bagian 2 buku ini menjelaskan tentang Kepribadian Kesekretariatan. Persyaratan untuk menjadi seorang sekretaris ialah memiliki integritas sekretaris, dapat menyimpan rahasia, tekun, dan setia pada tugas. Teknik berbicara yang baik bagi seorang sekretaris sangat diperlukan karena seorang sekretaris setiap hari dalam kegiatan pekerjaannya selalu berhubungan dengan orang lain. Sikap sekretaris dalam bekerja haruslah memiliki ketelitian (accuray), pertimbangan sebelum bertindak, menjelaskan pekerjaan dengan sempurna, banyak akal, dan inisiatif. Sikap sekretaris dalam bekerjasama haruslah bijaksana, memiliki pertimbangan yang matang, taktis, kesetiaan, dan objektif.

Bagian 3 “Cara Bertamu di Kantor”

Pada bagian 3 buku ini menjelaskan tentang Bertamu di Kantor. Secara umum ruang tamu sebuah organisasi perusahaan adalah sebuah ruangan yang khusus dipergunakan untuk menerima tamu atau seseorang yang berkunjung ke sebuah organisasi perusahaan dengan berbagai maksud dan tujuan. Secara umum petugas penerima tamu atau rceptionist merupakan barisan terdepan yang akan memberikan pesan dan kesan pertama kali kepada tamu yang berkunjung ke dalam organisasi perusahaan. Dalam penataan ruang tamu haruslah nyaman, bersih, rapi, adanya buku tamu, koran, majalah, tempat sampah, dan asbak.

Bagian 4 “Cara Menyelenggarakan Rapat”

Pada bagian 4 buku ini menjelaskan tentang Menyelenggarakan Rapat. Secara umum rapat adalah pertemuan sejumlah orang atau kelompok guna membicarakan atau membahas suatu hal atau permasalahan. Tujuan diadakannya rapat ialah untuk memecahkan masalah, menyampaikan informasi, mendorong peserta rapat berpatisipasi pada masalah yang dibahas, dan menciptakan koordinasi yang baik antara pimpinan dan staff. Tugas sekretaris sendiri dalam rapat ialah menyiapkan rapat, menyiapkan keperluan akomodasi, memperbanyak bahan yang akan dibicarakan, membantu pimpinan menyiapkan agenda rapat, menyusun acara, menyusun teks pidato pimpinan, membuat notulen rapat. Notulen rapat adalah risalah atau report atau laporan jalannya rapat yag dibuat oleh sekretaris.

Bagian 5 “Cara Bertelepon”

Pada bagian 5 buku ini menjelaskan tentang Cara bertelepon. Dalam pengelolaan telepon keluar ialah dengan cara persiapan, proses menelepon, menyampaikan pesan pimpinan, menjawab telepon dengan cepat, singkat, jelas, hormat, berikan identitas, salam, nama kantor atau nomor telepon, memberikan keterangan dengan jelas dan sopan. Dalam pengelolaan telepon masuk ialah dengan cara persiapan, proses menelepon, kesalahpahaman dalam bertelepon. Etiket bertelepon untuk sekretaris ialah tidak minum, tidak mengunyah makanan, tidak meroko pada saat bertelepon, menyebutkan identitas diri dan perusahaan.

Bagian 6 “Pengelolaan surat-menyurat”

Pada bagian 6 buku ini menjelaskan tentang surat-menyurat. Secara umum surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, organisasi) kepada pihak lain berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, dsb. Dalam pengelolaan surat masuk ialah dengan cara penerimaan surat, penyortiran surat, pencatatan surat, pengarahan surat, penyimpanan surat. Cara pembuatan konsep surat ialah berdasar dikte pimpinan secara lisan atau memakai dictating machine, pimpinan menyusun naskah tertulis, pimpinan mencatat isi surat, pimpinan menyerahkan penuh kepada sekretaris.

Bagian 7 “Penataan Arsip”

Pada bagian 7 buku ini menjelaskan tentang arsip. Menurut The Liang Gie (1979) arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sistem kearsipan yang tidak efektif ialah seperti arsip sulit dicari, arsip penting hilang, banjir arsip yag tidak perlu, ruang kantor tersita arsip. Sistem arsip yang baik ialah seperti kepadatannya, dapat didekati, sederhana, aman, hemat biaya, fasilitas, cepat. Sistem dalam penataan arsip haruslah memisahkan (segregating), pemeriksaan arsip, memadukan (arsembling), mengklasifikasi arsip, mengindeks, tunjuk silang, menyusun arsip, dan menyimpan arsip.

Bagian 8 “Pembuatan Kliping”

Pada bagian 8 buku ini menjelaskan tentang Kliping. Secara umum kliping adalah pencarian, pengumpulan, dan penyimpanan sebuah informasi dari media massa cetak, yang berisikan informasi tentang kegiatan operasional sebuah lembaga atau perusahaan dengan tujuan untuk promosi, dan memperoleh informasi dikemudian hari. Tugas sekretaris dalam pembuatan klping ialah mengumpulkan surat kabar, majalah, tabloid, dsb. Membaca berita di surat kabar, majalah, tabloid, dsb. Memberi tanda di bagian yang akan digunting, mencantumkan nama surat kabar dan tanggal penerbitannya, menempelkan pada kertas atau buku khusus kliping, mencantumkan kode penggolongan masalah, memasukkan hasil kliping dalam almari katalog, memelihara berkas kliping.

Bagian 9 “Pembuatan Laporan”

Pada bagian 9 buku ini menjelaskan tentang Laporan. Menurut Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrant laporan yaitu suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan tertentu. Tujuan dari pembuatan laporan ialah untuk mengatasi masalah, membuat keputusan, mengetahui perkembangan keadaan, pengawasan, pengendalian, perbaikan, menemukan teknik baru penyelesaian suatu pekerjaan atau masalah. Syarat-syarat laporan ialah benar dan objektif, disusun berdasar fakta, jelas dan cermat, langsung mengenai sasaran, singkat, padat, tepat, lengkap, tegas, dan konsisten, dll.

Bagian 10 “Pengelolaan Dana Kas Kecil’

Pada bagian 10 buku ini menjelaskan tentang Kas Kecil. Secara umum Kas kecil adalah suatu jumlah tertentu dari uang kas yang diserahkan kepada suatu bagian atau sektor dari perusahaan. Sistem dari pengadaan dana kas kecil ialah sistem imprest dan sistem fluktuasi. Tugas sekretaris dalam mengelola kas kecil ialah mengatur dana kas kecil, merencanakan dan kas kecil, mencatat pengeluaran dan kas kecil.

Bagian 11 “Mengatur perjalanan dinas pimpinan”

Pada bagian 11 buku ini menjelaskan tentang Perjalanan dinas. Secara umum perjalanan dinas adalah sebuah kegiatan perjalanan yang dilakukan untuk mewakili sebuah lembaga atau perusahaan. Macam-macam perjalanan dinas ialah perjalanan dinas lewat udara, perjalanan dinas lewat darat, dan perjalanan dinas lewat laut. Informasi yang dibutuhkan oleh seorang sekretaris berkaitan perjalanan dinas pimpinan iala tujuan perjalanan dinas, waktu pelaksanaan kegiatan pokok perjalanan, acara lain dilua perjalanan dinas, acaa setelah kegiatan pokok.

Bagian 12 “Pengelolaan Perlengkapan Kantor”

Pada bagian 12 buku ini menjelaskan tentang Perlengkapan Kantor. Perlengkapan kantor terdiri dari seperangkat meja, kursi kerja dalam berbagai bentuk sesuai dengan fungsi atau keperluannya, dan alat-alat lain atau tempat menyimpan benda-benda yang berhubungan langsung dengan kegiatan kantor seperti surat-surat, alat tulis menulis, dll. Peralatan penunjang pelaksanaan kerja sekretaris antara lain kalender meja, buku daftar janji, buku petunjuk telepon,  buku daftar akamat penting, buku catatan peristiwa penting setiap hari, kotak kartu nama, lembaran kertas pesawat telepon, fax, buku harian, atk, dll. Macam-macam mesin kantor ialah mesin ketik, mesing hitung, mesin untuk surat-menyurat, mesin cetak, mesing pengganda, mesin dikte, mesin komunikasi, komputer, printer, scanner. Alat bantu peraga ialah audio visual aid, alat pembantu kelancaran komunikasi antara penyaji dan pendengar.

Kelebihan dan Kekurangan:

a)      Kelebihan:

Ø  Uraian dalam buku atau isi buku sangat terperinci

Ø  Terdapat atau disertai soal-soal latihan pada setiap bab contohnya pada halaman 17: “Apakah pengertian sekretaris?”

Ø  Bahasa yang mudah dimengerti

b)      Kekurangan:

Ada bagian kalimat yang belum selesai atau terpotong dan tidak disertai tanda petik pada akhir kalimat. Contohnya pada halaman 64: “Maaf apakah Bapak dapat menunggu sebentar, saya akan melihat”

Kesimpulan:

Dalam buku ini penjelasannya sangat terperinci sehingga sangat baik untuk digunakan bagi kalangan pelajar, mahasiswa, maupun seseorang yang bekerja di bidang sekretaris karena buku ini menjelaskan berbagai cara yang benar untuk menjadi seorang sekretaris yang baik dalam sebuah organisasi atau perusahaan, buku ini pun disertai dengan soal-soal latihan untuk dijawab sehingga sangat baik dan cocok untuk kalangan pelajar dan mahasiswa. Dilihat dari segi harganya pun cukup terjangkau bagi kalangan pelajar ataupun mahasiswa untuk membelinya.